Nos últimos anos, mudanças importantes na legislação impactaram — e continuarão impactando por um bom tempo — o trabalho dos profissionais de recursos humanos. Para que o setor não passe por dificuldades na adaptação às novas regras, é interessante que os gestores utilizem as soluções disponíveis no mercado que tornam o RH de uma empresa mais eficiente.

Dessa forma, ao terem os processos diários do departamento facilitados, os colaboradores responsáveis pelos recursos humanos terão mais tempo disponível para aplicar corretamente as novas leis e obrigações. Questões como a reforma trabalhista e a implantação do eSocial têm gerado muitas dúvidas e exigido tempo dos funcionários de RH.

Assim, para ajudar sua organização a enfrentar essa etapa e melhorar os resultados de sua equipe, neste post trazemos dicas de 4 soluções que auxiliam os processos do departamento a serem mais ágeis e precisos. Confira!

O eSocial e as novas leis trabalhistas são desafios para o RH
 

A legislação ligada à gestão de recursos humanos vem sofrendo alterações significativas. Tanto a área trabalhista quanto a tributária têm sido alvos de reformas e modificações pelos últimos governos.

Se, por um lado, a promessa é de facilitar os trâmites burocráticos e dar maior segurança jurídica em situações específicas antes não previstas em lei, por outro, as mudanças criam incertezas e exigem um tempo de adaptação da empresa e dos colaboradores de RH.

Nesse sentido, duas modificações recentes têm sido as mais complexas para os profissionais do setor, por suas abrangências e detalhamento: a Reforma Trabalhista e a implantação do eSocial. Falaremos, abaixo, um pouco sobre cada uma delas.

eSocial
 

O eSocial é uma plataforma do governo federal criada com o objetivo de unificar e padronizar a entrega de obrigações fiscais, trabalhistas e tributárias. Vários órgãos participam do projeto, como Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Secretaria da Receita Federal.

Apesar de o objetivo ser reduzir a burocracia e agilizar os processos, a quantidade de obrigações atingidas pela mudança criou uma grande necessidade de adaptação. Afinal, tanto a prestação de informações quanto os cálculos para o pagamento dos tributos foram centralizados no eSocial.

Entre as obrigações que migraram para a plataforma estão:

GFIP;
RAIS;
CAGED;
Livro de Registro de Empregados;
DIRF;
DCTF;
Folha de pagamento.
No total, são mais de 15 obrigações fiscais e trabalhistas que serão substituídas pelo novo sistema. Portanto, será preciso muito cuidado no momento do preenchimento das informações e no controle dos prazos, pois as multas por atrasos e os problemas administrativos gerados por prestação de informações erradas continuarão.

Novas leis trabalhistas
 

A chamada Reforma Trabalhista entrou em vigor em novembro de 2017, mas ainda hoje causa dúvidas e confusões. Isso porque as novas leis incluídas no pacote modificam diversas regras já consolidadas há anos e presentes no dia a dia dos profissionais de RH.

Além disso, trazem novidades relacionadas a formas de contratação, férias, trabalho intermitente, vínculo empregatício e modalidades de jornadas de trabalho. Dessa forma, os responsáveis pelos recursos humanos passaram a ter uma variedade maior de regras para lidar e, consequentemente, um número maior de diferentes procedimentos de registro, pagamento e controle.

Somente essas duas mudanças já seriam o suficiente para deixar qualquer gestor de RH com os cabelos em pé. Junte a elas os processos e as obrigações cotidianas do setor, como o controle de ponto dos funcionários, e vemos claramente um período de muito trabalho para os profissionais de recursos humanos.

Portanto, investir em soluções para tornar o RH mais eficiente fará com que a adaptação seja mais rápida, podendo, assim, aproveitar melhor os benefícios das novas regras e leis.

4 soluções que tornam o RH de uma empresa mais eficiente
 

Para que seu departamento de recursos humanos passe, sem maiores problemas, por esse período de adequação às novas leis e regras, notadamente à implantação do eSocial e à incorporação da Reforma Trabalhista, é de grande ajuda tornar os processos cotidianos mais práticos.

Veja, abaixo, nossas 4 dicas de soluções disponíveis no mercado para tornar seu RH mais eficiente.

1. Relógio de ponto eletrônico
 

Uma das funções mais importantes do RH é o controle de jornada dos funcionários. Ele é essencial para o cálculo correto das horas trabalhadas, devidas e abonadas, bem como, para a apuração de férias, salários e benefícios. Porém, fazê-lo manualmente é muito trabalhoso.

O relógio de ponto eletrônico, também chamado de registrador eletrônico de ponto (REP), é um aparelho que permite a marcação de ponto pelo próprio funcionário, sem a necessidade da entrega de cartões preenchidos ou de assinaturas em folhas de frequência.

Por meio de uma tecnologia avançada, o relógio de ponto eletrônico reconhece o trabalhador por meio de senha, dispositivos magnéticos ou biometria, por exemplo, garantindo maior segurança à marcação. Além disso, guarda seus dados em uma memória inviolável e os envia automaticamente ao programa de tratamento do ponto.

Assim, reduz o trabalho dos colaboradores do RH, pois dispensa que esses profissionais tenham de recolher e controlar as marcações, diminuindo, dessa forma, erros de apuração e de lançamento das informações e fraudes. Além disso, o controle dos horários fica muito mais eficiente e rápido, possibilitando que os profissionais se concentrem em outros processos mais complexos.

2. Sistema de tratamento de ponto em nuvem
 

Um sistema de tratamento de ponto recebe os dados coletados pelos relógios eletrônicos e os registra, permitindo seu monitoramento pela equipe de RH. Além disso, o software possibilita que sejam acrescentadas informações e observações às marcações de ponto, tornando o controle de jornadas mais preciso.

No entanto, armazenar esse sistema e todos os dados de ponto dos funcionários exigiria um investimento grande em equipamentos de informática e pessoal especializado, visando sua segurança e a atualização do software conforme mudanças nas leis e na tecnologia aconteçam. Por isso, a opção mais eficiente é um sistema baseado em nuvem.

Dessa forma, os dados são transmitidos criptografados e ficam armazenados em ambiente seguro, sem a necessidade de investimentos à parte. Além disso, podem ser acessados a qualquer tempo pelos gestores, de qualquer dispositivo conectado à internet. Por outro lado, o software em nuvem recebe manutenções constantes de sua equipe de desenvolvedores para mantê-lo sempre atualizado.

Por tudo isso, o sistema de tratamento de ponto em nuvem é capaz de reduzir os custos com pessoal e com equipamentos de informática. Ainda, torna o controle de ponto mais fácil e ágil, reduzindo o tempo do setor de RH dedicado a essa função.

3. Software de gestão de RH
 

Há, no mercado, uma série de softwares de gestão de RH, com as mais variadas funcionalidades. Junto a isso, porém, variam também seus preços. Por isso, é importante que o gestor identifique as reais necessidades de sua empresa e invista em um sistema que auxilie nas suas maiores dificuldades.

Nossa dica é buscar por produtos capazes de fazer a integração com o eSocial e que sejam compatíveis com o sistema de tratamento de ponto. Além disso, o software deve estar atualizado quanto às novas leis trabalhistas, permitindo a inclusão e o monitoramento das diversas formas de contratação de funcionários sem a necessidade de maiores ajustes manuais.

Dessa forma, a quantidade de retrabalhos será menor, pois uma boa parte dos dados migrará de um sistema a outro automaticamente. Isso também reduz a possibilidade de falhas humanas, tanto na digitação como no acompanhamento de prazos, além de diminuir a probabilidade de fraudes.

4. Sistema de gestão de pessoas
 

Um sistema de gestão de pessoas oferece funcionalidades para a admissão e alocação de funcionários com base em perfis comportamentais, de formação e experiência. Dessa maneira, um gestor de RH tem seu trabalho facilitado para extrair os melhores resultados de seus colaboradores.

Por meio de algoritmos, o software calcula probabilidades e traça perfis conforme currículos e dados coletados no cotidiano da empresa. Assim, as contratações de funcionários têm uma probabilidade maior de acerto, bem como, as atribuições de tarefas e remanejamentos de projetos, aumentando a produtividade e a motivação da equipe.

Como vimos, projetos como o eSocial e a Reforma Trabalhista trazem uma série de mudanças que precisam ser incorporadas pelo RH de uma empresa. Por isso, é importante que seus processos cotidianos se tornem mais eficientes com o uso de soluções tecnológicas, dando a tranquilidade necessária para que a equipe se adapte sem complicações.

Este artigo foi útil para você? Então não deixe de compartilhar com seus colegas nas redes sociais e ajude-os, também!